🏦 Belangrijke mededeling – aangescherpte controle van bankbetalingen

Wij hebben onze bankkoppeling en automatische betaalcontrole uitgebreid en aangescherpt.

Hierdoor kunnen binnenkomende bankbetalingen nauwkeuriger worden gecontroleerd en automatisch aan de juiste bestelling worden gekoppeld. Tegelijkertijd worden afwijkingen in het ordernummer en het betaalde bedrag sneller door ons systeem herkend.

🔍 Wat wordt er voortaan gecontroleerd?

Bij iedere binnenkomende bankbetaling controleert ons systeem onder andere:

🔢 Ordernummer
Het opgegeven ordernummer wordt gecontroleerd en gebruikt om de betaling automatisch aan de juiste bestelling te koppelen.

💶 Betaald bedrag
Het ontvangen bedrag wordt vergeleken met het openstaande totaalbedrag van de betreffende bestelling.

🔗 Koppeling tussen betaling en bestelling
Het systeem controleert of de ontvangen betaling daadwerkelijk bij de opgegeven bestelling hoort en of deze correct kan worden verwerkt.

⚠️ Afwijkingen en ontbrekende gegevens
Wanneer het ordernummer ontbreekt, verkeerd is ingevoerd of het betaalde bedrag afwijkt, kan het systeem hiervan automatisch een waarschuwing registreren.

❗ ALLEEN het ordernummer in de betalingsomschrijving

Wij willen nogmaals benadrukken dat bij een bankoverschrijving in de betalingsomschrijving:

ALLEEN HET ORDERNUMMER VERMELD MOET WORDEN – EN NIETS ANDERS.

Gebruik dus geen naam, adres, geboortedatum, eigen betalingskenmerk, productnaam of andere tekst.

Gebruik uitsluitend het ordernummer dat bij de betreffende bestelling wordt weergegeven.

Hiermee kan onze bankkoppeling de betaling zo snel en betrouwbaar mogelijk herkennen en automatisch aan de juiste bestelling koppelen.

🚫 Gebruik NOOIT een eerdere betaling voor een nieuwe bestelling

Gebruik vanuit je eigen bankomgeving NOOIT een eerdere betaling aan ons als basis voor een nieuwe betaling.

Veel banken bieden mogelijkheden zoals 'opnieuw overmaken', 'herhaal betaling' of het kopiëren van een eerdere overschrijving. Hierbij kunnen gegevens van de vorige betaling automatisch worden overgenomen.

Daaronder kan ook het ordernummer van je vorige bestelling vallen.

Je betaalt dan voor een nieuwe bestelling, terwijl in de betalingsomschrijving nog het ordernummer van een oude bestelling staat.

Onze bankkoppeling kan de betaling daardoor aan de verkeerde bestelling koppelen of als afwijkende betaling registreren.

Maak voor iedere nieuwe bestelling een NIEUWE bankoverschrijving aan en neem uitsluitend het ordernummer van die nieuwe bestelling over.

💶 Controleer altijd het exacte bedrag

Controleer vóór het uitvoeren van de betaling of het bedrag exact overeenkomt met het totaalbedrag van de bestelling.

Ook kleine verschillen worden door onze aangescherpte controle geregistreerd.

Wanneer bijvoorbeeld €189,75 betaald moet worden, maak dan ook daadwerkelijk €189,75 over.

⚠️ Te weinig betaald? Gebruik hetzelfde ordernummer voor het restant

Heb je per ongeluk te weinig betaald en moet je het resterende bedrag nog overmaken?

Gebruik voor deze aanvullende betaling ALTIJD exact hetzelfde ordernummer als bij de oorspronkelijke bestelling.

Voorbeeld:

Ordernummer: Mon/14/Sep/26/8382
Nog te betalen: €2,00

Bij de betaling van die resterende €2,00 vermeld je opnieuw:

Mon/14/Sep/26/8382

Gebruik geen nieuwe of zelfbedachte omschrijving en vermeld bijvoorbeeld ook niet "restbetaling", "restant", "aanvulling" of andere tekst.

Ook bij een restbetaling geldt: uitsluitend het ordernummer en niets anders.

Op die manier kan onze bankkoppeling zowel de oorspronkelijke betaling als de aanvullende betaling aan dezelfde bestelling koppelen.

👤 De naam van je klantaccount is niet altijd de naam van je bankrekening

Een ander belangrijk punt is dat wij een betaling niet betrouwbaar alleen op naam of bedrag kunnen koppelen.

De naam waaronder iemand bij ons een klantaccount heeft of een bestelling plaatst, hoeft namelijk niet hetzelfde te zijn als de naam van de rekeninghouder waarvan de betaling afkomstig is.

Een betaling kan bijvoorbeeld afkomstig zijn van een gezamenlijke rekening, een rekening van een partner of een rekening die om een andere reden op een afwijkende naam staat.

Daarnaast kunnen op één dag meerdere bestellingen met hetzelfde of vrijwel hetzelfde orderbedrag worden geplaatst en betaald.

Wanneer vervolgens het juiste ordernummer in de betalingsomschrijving ontbreekt, kunnen wij dus niet zomaar aannemen:

"Dit bedrag lijkt bij deze bestelling te horen, dus dit zal de juiste betaling wel zijn."

Dat zou kunnen betekenen dat wij een betaling aan de verkeerde klant of bestelling koppelen.

📄 Waarom wij dan om een betalingsbewijs moeten vragen

Wanneer een betaling door een ontbrekend of verkeerd ordernummer niet met zekerheid aan een bestelling kan worden gekoppeld, zijn wij genoodzaakt om klanten met een mogelijk overeenkomende bestelling te benaderen en om een betalingsbewijs te vragen.

Wij moeten vervolgens:

de betreffende bestelling controleren, de banktransacties nalopen, de gegevens van het betalingsbewijs vergelijken en uiteindelijk handmatig vaststellen bij welke bestelling de betaling daadwerkelijk hoort.

Dit proces kost veel tijd — inmiddels te veel tijd.

Tijd die wij liever besteden aan het verwerken en verzenden van bestellingen en aan supportvragen waarbij daadwerkelijk hulp nodig is.

Juist daarom is het vermelden van het correcte ordernummer geen onbelangrijk verzoek, maar een essentieel onderdeel van onze automatische betaalverwerking.

⚠️ Wat gebeurt er wanneer iets niet klopt?

Wanneer een betaling niet automatisch kan worden gekoppeld doordat het ordernummer ontbreekt, verkeerd is of bij een andere bestelling hoort, kan handmatige controle en een betalingsbewijs noodzakelijk zijn.

Hetzelfde geldt wanneer het ontvangen bedrag afwijkt van het openstaande orderbedrag.

Hierdoor kan de verwerking van de bestelling vertraging oplopen. Indien noodzakelijk wordt een bestelling vastgehouden totdat de betaling met zekerheid is geïdentificeerd en/of het volledige orderbedrag is voldaan.

🤖 Waarom hebben we deze controles aangescherpt?

Door het toenemende aantal bestellingen kostte het handmatig zoeken, controleren en corrigeren van verkeerd uitgevoerde betalingen steeds meer tijd.

Met onze aangescherpte bankkoppeling kunnen correcte betalingen sneller worden herkend, automatisch aan de juiste bestelling worden gekoppeld en kunnen afwijkingen eerder worden gesignaleerd.

Daarom vragen wij iedereen om de betaalinstructies tijdens het afrekenen zorgvuldig op te volgen.

✅ Nieuwe bestelling = nieuwe overschrijving
✅ Alleen het juiste ordernummer vermelden
✅ Altijd het exacte orderbedrag betalen
✅ Restbetaling = hetzelfde ordernummer opnieuw gebruiken

Een correct ordernummer voorkomt dat wij moeten zoeken, mailen en om betalingsbewijzen moeten vragen.

Bedankt voor jullie medewerking.

Research Chemicals Team